31. 3. 2024
Pořádání tanečních akcí a kurzů s sebou nese řadu výzev. Jednou z nich je administrativa a komunikace kolem sběru rezervací, příjmu a potvrzování plateb, vyvažování rolí leader/follower, uplatňování motivačních slev, splátky a případného vystavování dokladů.
Jakožto organizátor se administrativními úkony nechci zabývat, respektive co nejméně. Chci, aby se děly samy, pokud možno automaticky a přívětivě pro zákazníka. Proto vám teď mohu představit, jak jsme v uplynulých letech uchopili rezervační a nákupní proces na tanečním festivalu Swing pod Zelenou horou. A následně jsme naše řešení rozšířili dále do organizací, které pořádají dlouhodobé kurzy i jednorázové workshopy.
Swing pod Zelenou horou
Pro sladění načrtávám důležité milníky před konáním taneční akce.
- Ohlášení akce
- Zveřejnění/vypsání nabídky kurzů
- Spuštění rezervací / registrací
- Realizace akce
Pořádání eventů obecně je dobrodružství s poměrně velkou mírou rizika. Jeden nikdy neví, kolik lidí na akci skutečně dorazí, což s sebou může nést riziko vázaných investic a ztracených nákladů.
Jedním z hlavních rizik při pořádání tanečních akcí je, že přijde málo lidí a nepokryjí se náklady s akcí spojené. Proto je běžné otevírat registrace 2–6 měsíců dopředu a účast na akci předprodávat. Čím dříve se akce vyprodá, tím lépe pro všechny, protože dojde k úspoře reálných nákladů na marketing, které lze pak přesměrovat třeba do bohatšího programu. Prostě místo nahánění lidí se pak organizátor můžeme více věnovat třeba doprovodnému programu apod.
V procesu prodeje je záhodno odstraňovat bariéry potenciálním zákazníkům k nákupu. Jedna z předních bariér k nákupu u kurzů párových tanců bývá samotná nutnost registrace v páru. Jako organizátor musím přesvědčit potenciálního zákazníka takovou měrou, aby on/ona byl/a motivovan/á si najít parťáka, se kterým do toho půjde. To dokáže odradit řadu zájemců, kteří by jinak tančili rádi.
Pokud organizátor kurz nenaplní, může se stát, že nebude schopný pokrýt náklady s akcí spojené, jako je pronájem prostor, občerstvení, lektoři a podobně. Je proto vhodné vytvořit takovou strategii, aby se akce vyprodala dopředu a organizátor se vyvaroval riziku ztráty. Cílem organizačního týmu je pak naplnit plánovanou kapacitu co nejdříve po spuštění registrací. Podílí se na tom marketing, lektoři, ale výraznou roli hraje i přívětivost celého nákupního procesu.
Chtěli jsme proto, aby registrační systém umožňoval zájemcům hlásit se nejen v páru ale i individuálně, tedy bez partnera či partnerky a hlídal poměry rolí leader/follower.
Navíc jsme chtěli snadno pomocí rezervačního systému nabízet výhodnější cenu do určitého data nebo na první várku vstupenek, abychom měli jistotu, že k včasnému termínu bude část kapacity akce zaplněná. Cenové zvýhodnění může být jistě pro řadu účastníků dobrou motivací k včasné registraci.
Vyvinuli jsme proto systém, který umožňuje nejen snadnou registraci online, ale pomáhá i s dalšími navazujícími aktivitami. Kromě rezervace je možné na webu kurz i přímo zaplatit. V administračním rozhraní pak organizátor vidí, která rezervace již byla zaplacena online a kterou je potřeba si ještě pohlídat. Ale jako organizátor nechci trávit čas hlídáním a naháněním lidí k platbě.
Chtěli jsme proto automatizovanou komunikaci s účastníky kurzů. Jedná se o agendu, která je poměrně rutinní, ale pro člověka časově velmi náročná. Potvrzení přijetí do kurzu, informace o naplnění kapacity, o umístění na čekací listinu, připomínání neuhrazených plateb, rušení nezaplacených rezervací, informace o přijetí z čekací listiny, ve chvíli kdy se uvolní místo, … to je obrovské množství práce a odeslaných e-mailů, které jsme se naučili automatizovat. A mysleli jsme i na zrušené rezervace ze strany zákazníků, a s tím spojené účtování případných storno poplatků, refundace plateb a podobně. To vše jsme chtěli, aby systém uměl.
Poučeni z organizace vlastního tanečního festivalu jsme vyvinuli systém Lektory, který s výše uvedenou agendou umí pomoci. A stále na něm pracujeme a vylepšujeme jeho funkce, včetně úprav na míru pro větší klienty. Nyní může Lektory pomoci i vám s organizací vašich kurzů a akcí. Domluvte si nezávaznou konzultaci a poznejte systém Lektory zblízka. Zjistíte, že může velmi dobře posloužit při organizaci akcí i vám.